Dokumenty

Moduł dokumentów w systemie Landax to obszerne narzędzie służące do zarządzania i obsługi dokumentów.

File cabinet with an open drawer.Moduł dokumentów to rozwiązanie służące do zarządzania wszystkimi pisemnymi czynnościami, procedurami, instrukcjami, protokołami i innego rodzaju dokumentami. Dokumenty można porządkować w strukturze folderów, która jest dopasowywana do potrzeb i celów firmy. Moduł funkcjonuje jako biblioteka dla całego systemu zarządzania jakością/kontroli wewnętrznej.

Możliwości w zakresie zarządzania dokumentami są liczne. Dokument można zatwierdzać, wersjonować, sprawdzać i archiwizować. Dokument może posiadać zarówno aktualną wersję dostępną dla użytkowników oraz podgląd nowej wersji, która jest dostępna tylko dla osób decyzyjnych. Dokumenty można rozesłać w celu konsultacji i przypisać do nich notatki konsultacyjne.

Z dokumentami można powiązać szereg informacji. Na przykład:

  • Właściciel: osoba, która jest odpowiedzialna za dokument
  • Data przeglądu: kiedy dokument był korygowany
  • Długość trwania: data upływu ważności dokumentu
  • Kategoria: do którego miejsca w systemie kontroli wewnętrznej przynależy dokument
  • Dział: do którego działu ewentualnie przynależy dokument
  • Zatwierdzenie: data i osoba zatwierdzająca dokument

Dokumenty można z łatwością przesłać jako załącznik w e-mailu. Do dokumentów można także tworzyć hiperłącza do artykułów w intranecie lub w innych dokumentach.

Zakres zastosowania

Moduł dokumentów może być używany do utrzymywania i rejestracji procedur, instrukcji, podręczników, skoroszytów i czynności w każdym z odpowiednich obszarów:

  • Zarządzanie jakością
  • BHP
  • Ochrona przeciwpożarowa
  • Zarządzanie organizacją
  • Zarządzanie projektami
  • Sprzedaż i marketing
  • Umowy
  • Protokoły zebrań
  • Badania i rozwój

Formaty plików

Moduł dokumentów jest budowany z plików, które wprowadza się kolejno, albo kilka jednocześnie. Można wprowadzać pliki w formatach PDF, word, excel i innych znanych formatach.

Istnieje również możliwość pobierania dokumentów jako PDF. Może to być przydatne w przypadku dokumentów, których użytkownik nie będzie mógł edytować.

Scalanie

W module dokumentów można scalić dokumenty z informacjami, które zapisują się wraz z danym dokumentem. Można automatycznie dodawać daty przeglądów, osobę odpowiedzialną za dokument i wiele innych odpowiednich pól, w momencie kiedy dokument jest wysyłany lub pobierany. Jest to możliwe tylko w dokumentach w formacie word.

dok_1

Struktura folderów i lista dokumentów

 

dok_2

Formularz dokumentu

Inne produkty