Moduł dokumentów to rozwiązanie służące do zarządzania wszystkimi pisemnymi czynnościami, procedurami, instrukcjami, protokołami i innego rodzaju dokumentami. Dokumenty można porządkować w strukturze folderów, która jest dopasowywana do potrzeb i celów firmy. Moduł funkcjonuje jako biblioteka dla całego systemu zarządzania jakością/kontroli wewnętrznej.

Możliwości w zakresie zarządzania dokumentami są liczne. Dokument można zatwierdzać, wersjonować, sprawdzać i archiwizować. Dokument może posiadać zarówno aktualną wersję dostępną dla użytkowników oraz podgląd nowej wersji, która jest dostępna tylko dla osób decyzyjnych. Dokumenty można rozesłać w celu konsultacji i przypisać do nich notatki konsultacyjne.

Z dokumentami można powiązać szereg informacji. Na przykład:

• Właściciel: osoba, która jest odpowiedzialna za dokument
• Data przeglądu: kiedy dokument był korygowany
• Długość trwania: data upływu ważności dokumentu
• Kategoria: do którego miejsca w systemie kontroli wewnętrznej przynależy dokument
• Dział: do którego działu ewentualnie przynależy dokument
• Zatwierdzenie: data i osoba zatwierdzająca dokument

Dokumenty można z łatwością przesłać jako załącznik w e-mailu. Do dokumentów można także tworzyć hiperłącza do artykułów w intranecie lub w innych dokumentach.

Zakres zastosowania

Moduł dokumentów może być używany do utrzymywania i rejestracji procedur, instrukcji, podręczników, skoroszytów i czynności w każdym z odpowiednich obszarów:

• Zarządzanie jakością
• BHP
• Ochrona przeciwpożarowa
• Zarządzanie organizacją
• Zarządzanie projektami
• Sprzedaż i marketing
• Umowy
• Protokoły zebrań
• Badania i rozwój

Formaty plików

Moduł dokumentów jest budowany z plików, które wprowadza się kolejno, albo kilka jednocześnie. Można wprowadzać pliki w formatach PDF, word, excel i innych znanych formatach.

Istnieje również możliwość pobierania dokumentów jako PDF. Może to być przydatne w przypadku dokumentów, których użytkownik nie będzie mógł edytować.

Scalanie

W module dokumentów można scalić dokumenty z informacjami, które zapisują się wraz z danym dokumentem. Można automatycznie dodawać daty przeglądów, osobę odpowiedzialną za dokument i wiele innych odpowiednich pól, w momencie kiedy dokument jest wysyłany lub pobierany. Jest to możliwe tylko w dokumentach w formacie word.

Struktura folderów i lista dokumentów

Formularz dokumentu